Gérer une flotte de portables

Aujourd’hui, un ordinateur sur deux est un portable. De moins en moins chers, polyvalents, puissants, aptes à communiquer sur tous les types de réseaux, ces machines, qui, pour certaines, pèsent moins de 1 kilo alors que d’autres offrent des écrans de plus de 20 pouces de diagonale, s’imposent dans tous les secteurs de l’informatique. Ainsi, dans le monde du travail, elles remplacent les stations fixes et permettent ainsi à l’ensemble du savoir d’une entreprise de se transporter en dehors de ses murs. Une situation qui, si elle recèle des trésors de productivité, peut également provoquer de lourdes pertes lorsqu’une machine est mal utilisée, tombe en panne ou est simplement perdue ou volée. Une bonne raison pour mettre en place une politique de gestion des portables dans le Cabinet et chez nos clients.

Des machines gourmandes…

Compagnon idéal des collaborateurs nomades, le portable doit être capable d’offrir toutes ses capacités dans les endroits les plus insolites (et dépourvus d’une prise de courant). Bref, il lui faut du souffle, autrement dit de bonnes batteries. L’autonomie d’un portable varie de 1 h 30 à 7 heures en fonction du type d’appareil. Comme il se doit, plus ils sont gros et puissants (cartes graphiques adaptées aux jeux, processeurs multi-coeurs, écran large…), plus ils consomment d’énergie. La première chose qu’il faut savoir pour bien gérer la consommation d’un portable, c’est que la capacité de ses batteries est toujours exagérée par le fabricant. Il convient ainsi de tabler sur une autonomie de 30 % inférieure à celle annoncée.

Et pour faire en sorte que les machines soient plus sobres, il faut éviter d’utiliser des fonctionnalités et des outils dont il est possible de se passer. C’est le cas notamment des récepteurs Bluetooth ou encore Wifi, qu’il est fortement conseillé de déconnecter après usage. Il faut également régler à l’économie les fonctions de mise en sommeil des écrans et autres disques durs. Enfin, il faut bien veiller à partir avec une batterie chargée au maximum (ne jamais vider totalement une batterie contrairement aux idées reçues), en sachant que cette dernière voit sa puissance décliner et doit être changée au bout de 3 ans ou à l’approche des 1 000 cycles de chargement.

… et vurnérables

Comme son nom l’indique, le portable est amené à voyager et court ainsi des risques que les stations fixes ne connaissent pas. Tout d’abord, il peut être endommagé lors d’un déplacement. Aussi est-il indispensable de le transporter dans des conditions de sécurité maximales, notamment en lui offrant une mallette de transport adaptée. Sur le marché, il en existe de nombreux modèles, des plus fines purement décoratives, aux plus rigides en métal ou Nylon balistique. Si les premières, tout simplement inutiles, sont à proscrire, les plus solides (lourdes et encombrantes) sont à réserver aux usagers « tout terrain ». Pour une utilisation urbaine classique, il faut choisir une sacoche (dotée de plusieurs logements pour les accessoires) offrant des mousses suffisamment denses pour protéger la machine d’une chute ou d’un coup. Question utilisation courante, il convient également de proscrire certains comportements. D’abord, il ne faut pas oublier que le clavier d’un portable surplombe le coeur de la machine. Ainsi, une tasse de café renversée signera le plus souvent son acte de décès. De la même manière, l’entretien de la machine doit être effectué avec soin. Le clavier doit être dépoussiéré avec une bombe à air comprimé et nettoyé, comme l’écran, avec un solvant adapté. Enfin, les portables étant des machines légères, il faut éviter de les exposer à une chute en laissant pendouiller leurs câbles d’alimentation dans le chemin ou en les posant en hauteur sur un support instable.

Des données précieuses

Les ordinateurs portables ne sont pas connectés en permanence à un serveur. Dès lors, à la différence des stations fixes, ils contiennent sur leurs disques durs des données non sauvegardées qui, en fonction de leur utilisateur, sont plus ou moins précieuses pour l’entreprise. Ainsi, la mise en place d’une procédure de sauvegarde est indispensable. Idéalement, cette dernière devra intervenir (manuellement ou automatiquement) plusieurs fois par semaine via une connexion extranet (lien internet sécurisé) ou lors d’un passage dans les locaux de l’entreprise. Et pour garantir la protection des données (intrusion, vol, perte), il est recommandé d’en sécuriser l’accès (mot de passe, chiffrement…).

Une gestion centralisée

Outre les règles d’utilisation et d’entretien que nous venons d’évoquer et qu’il convient de rappeler aux utilisateurs, il est indispensable de confier à un informaticien (interne ou externe) la gestion centralisée du parc de portables.

Un suivi technique

Il faut d’abord veiller au bon état de fonctionnement des logiciels installés en réalisant ou en vérifiant la mise à jour des systèmes d’exploitation, des solutions bureautiques, des antivirus, firewall et autres programmes embarqués. L’installation de tout nouveau logiciel doit également être centralisée pour éviter les soucis techniques mais également juridiques (installation d’un logiciel contrefait).

D’un point de vue matériel, un entretien doit aussi être réalisé. Il s’agit ici, une ou deux fois par an, de procéder à un nettoyage en profondeur des pièces pour éviter la surchauffe du processeur du fait d’une accumulation de poussière, de surveiller les disques durs, d’augmenter les capacités de mémoire (RAM) des machines en cas de besoin et de procéder au changement des batteries fatiguées. Bien entendu, les rapports avec les fabricants et un prestataire technique extérieur doivent être centralisés pour que, en cas de panne sérieuse, une réparation puisse être effectuée dans des délais brefs. Sur ce dernier point, il est indispensable d’assortir l’achat de chaque machine d’une garantie de 3 ans minimum prévoyant une intervention sous 4 heures. La présence, au sein de l’entreprise, d’un portable de remplacement (ancienne machine toujours en fonction) est également conseillée.

Préserver les données

La seconde mission est d’assurer la préservation des données de l’entreprise. Il s’agit, d’une part, de les conserver et, d’autre part, d’en garantir l’inviolabilité.

Pour conserver les données, il faut mettre en place des procédures de sauvegarde. Réalisées plusieurs fois par semaine, elles ne doivent concerner que les fichiers de données (les sauvegardes de logiciels sont inutiles). Pour simplifier cette opération, il faut inviter l’utilisateur à copier systématiquement ses fichiers professionnels dans un répertoire spécifique. Dès lors, la sauvegarde consistera à copier ce dossier sur le disque dur du serveur. L’automatisation de ce type d’opération peut être réalisée par des logiciels de synchronisation (SyncToy de Microsoft, SynMX…) qui analyseront le contenu des deux répertoires pour ensuite les maintenir à jour.

Pour garantir l’intégrité des informations sensibles, il faut veiller à ce qu’elles ne puissent pas être consultées par des tiers. Il est ainsi possible de les chiffrer grâce à des logiciels spécifiques (comme par exemple TrueCrypt, qui va permettre de définir des sortes de dossiers protégés sur le disque dur) ou sur Vista, en utilisant la fonction dédiée Bitlocker. Ce programme, intégré dans les versions professionnelles de l’OS de Windows, va rendre l’ensemble du disque dur impossible à consulter sans y être autorisé. Mais attention : Bitlocker est un logiciel complexe qui ne peut être valablement paramétré que par des informaticiens.

De façon plus simple, on peut également conditionner l’ouverture d’un fichier à l’introduction d’un mot de passe (attention à ne pas l’oublier…). La plupart des logiciels bureautiques (Word, Acrobat…) permettent ce type d’opération.

Enfin, il faut noter que de plus en plus de portables proposent désormais des fonctions de sécurisation permettant d’interdire l’accès du disque dur sans un mot de passe, une clé électronique, ou lorsqu’il est déclaré perdu (système de blocage à distance).

Enfin, plus simplement, pour protéger un ordinateur portable dans les locaux de l’entreprise, on prendra soin de l’accrocher au mobilier avec un câble antivol.

50 000 dollars pour un portable

Une étude récente menée aux États-Unis par le cabinet Ponemon pour le groupe Intel nous apprend que la simple perte d’un ordinateur portable coûterait en moyenne à l’entreprise quelque 50 000 dollars ! Un montant exorbitant qui, bien entendu, ne serait qu’en partie dû au prix du matériel. Selon cette étude, les coûts les plus importants proviendraient de la perte des données. Outre leur reconstitution (car non sauvegardées), l’entreprise devra aussi assumer le fait qu’elles puissent tomber entre de mauvaises mains (la concurrence par exemple), ou permettre à un tiers de pénétrer les serveurs de l’entreprise. À cela, il faut également ajouter les risques juridiques qui, par exemple en France, consisteraient pour une entreprise à être poursuivie pour n’avoir pas pris les mesures de sécurité suffisantes (chiffrement…) pour empêcher une personne non habilitée de consulter un fichier à caractère nominatif se trouvant sur une machine perdue ou volée.