Convoquer et tenir l’assemblée générale d’une association

Organe souverain, l’assemblée générale prend les décisions les plus importantes pour la vie de l’association.

Les délibérations obligatoires

Des textes légaux, autres que la loi de 1901, imposent à l’association de prendre certaines délibérations dans le cadre d’une assemblée générale. C’est le cas pour approuver les comptes annuels dans les associations tenues d’en établir et de nommer un commissaire aux comptes, pour solliciter une reconnaissance d’utilité publique, pour faire la preuve d’un fonctionnement démocratique dans le cadre d’une demande d’agrément ou encore lorsqu’il s’agit de faire bénéficier d’une exonération de TVA les services de caractère social, éducatif, culturel ou sportif rendus à ses membres par une association dont la gestion est désintéressée.

À savoir :

certaines associations sont tenues de convoquer une assemblée générale au moins une fois par an. On peut citer les associations reconnues d’utilité publique, les associations cultuelles ou encore les fédérations sportives agréées.

Les actes essentiels

En dehors de ces délibérations obligatoires, les attributions de l’assemblée générale sont généralement définies par les statuts. Ainsi, elle adopte les décisions qui ne relèvent pas de la gestion courante de l’association et se prononce sur toutes les questions qui ne sont pas, selon les statuts, de la compétence d’un autre organe de l’association.

À ce titre, notamment, elle entend le rapport moral et le rapport financier de l’année écoulée, approuve les comptes et donne quitus aux administrateurs, nomme et révoque les dirigeants, se prononce sur l’exclusion des adhérents de l’association ou encore décide d’engager une action en justice.

Elle prend aussi les décisions qui touchent le patrimoine de l’association (achat ou vente d’un immeuble, souscription d’un emprunt…). Et elle adopte les délibérations les plus lourdes pour le fonctionnement de l’association (modification des statuts, fusion, dissolution…).

En pratique :

bien que ce ne soit nullement une obligation légale, les associations distinguent fréquemment, dans leurs statuts, l’assemblée générale ordinaire et l’assemblée générale extraordinaire, chacune ayant des attributions différentes. La seconde, qui doit respecter des règles de quorum et/ou de majorité plus contraignantes, délibère sur les décisions les plus importantes pour la vie de l’association (modification des statuts, fusion avec une autre structure, dissolution…).

Les règles applicables à la convocation de l’assemblée générale sont, le plus souvent, prévues dans les statuts.

L’assemblée générale est convoquée selon la périodicité prévue dans les statuts ou le règlement intérieur. De même, il appartient à ces textes de désigner l’expéditeur et les destinataires de la convocation à cette assemblée ainsi que de déterminer sa forme, son contenu et son délai.

Qui convoque et qui est convoqué ?

L’initiative de la convocation appartient le plus souvent au président, au bureau ou au conseil d’administration. Le pouvoir de convoquer l’assemblée générale peut aussi être confié par les statuts à une certaine proportion de membres de l’association (un dixième, un quart, un tiers…).

Les statuts indiquent les personnes à convoquer lors de cette assemblée avec, le cas échéant, l’exigence qu’elles soient à jour de leur cotisation à la date de la convocation ou à celle de l’assemblée générale ou aient une certaine ancienneté dans l’association. Lorsque les statuts sont muets sur ce point, l’association doit convoquer tous ses adhérents.

Comment convoquer ?

La convocation peut être individuelle (lettre simple, lettre recommandée, éventuellement avec accusé de réception, courrier électronique…) ou collective (annonce dans la presse, dans le bulletin interne ou sur le site internet de l’association, affichage dans les locaux de l’association ou à la mairie…).

Si les statuts sont silencieux, le mode de convocation doit, selon les tribunaux, être adapté à la situation de l’association et permettre une information de tous ses membres (ce qui n’est pas le cas, selon les juges, d’une annonce parue dans un journal d’annonces légales pour l’assemblée générale d’un moto club).

À noter :

la convocation verbale à l’assemblée générale est à éviter puisqu’il sera impossible de prouver que les membres ont effectivement été convoqués.

Si le délai de convocation n’est pas prévu dans les statuts, celui-ci doit être « raisonnable ». En effet, les membres doivent être informés suffisamment tôt pour pouvoir s’organiser afin d’être présents et pour avoir le temps de réfléchir aux sujets mis à l’ordre du jour. Enfin, outre la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale, la convocation mentionne, en particulier, l’organe qui en prend l’initiative et un ordre du jour précis. Elle doit être datée et signée par la personne compétente

Délibérations, vote et procès-verbal, voici les étapes à suivre lors de l’assemblée générale.

Les délibérations

Même si ce n’est pas exigé par les statuts, la signature par les participants d’une feuille de présence est indispensable. Elle permettra, en effet, de s’assurer du nombre de membres présents et représentés. Elle servira aussi à vérifier le respect du quorum éventuellement exigé par les statuts (nombre minimal de participants à l’assemblée générale). Ce quorum doit, en principe, être atteint pendant toute la durée de l’assemblée, le président devant lever la séance s’il n’est plus atteint.

Par ailleurs, pendant l’assemblée, le président de séance, souvent le président de l’association, veille à ce que tous les points de l’ordre du jour et, sauf rares exceptions, seulement ceux-ci soient débattus.

Le vote

D’ordinaire, les statuts prévoient les conditions de majorité (simple ou absolue, deux tiers…) à respecter pour adopter les résolutions dans le cadre de l’assemblée. S’ils sont muets, les tribunaux considèrent que la majorité simple s’applique même pour les décisions les plus graves, sauf lorsqu’une modification des statuts entraîne l’augmentation des engagements des membres (exigence de l’unanimité).

Quant aux modes de scrutin habituellement prévus dans les statuts, on retrouve le vote à main levée ou le vote à bulletin secret (pour l’élection ou la révocation des administrateurs ou l’exclusion d’un membre). Le vote par correspondance ne peut, lui, être utilisé que si les statuts en fixent les modalités. En revanche, voter par procuration est, en principe, possible même dans le silence des statuts. Il consiste pour un membre dans l’impossibilité de se rendre à l’assemblée générale à donner à un membre présent, idéalement par écrit et potentiellement avec une consigne de vote, le pouvoir de voter à sa place.

Attention :

le non-respect des statuts quant à la convocation de l’assemblée générale, aux exigences de quorum et de majorité ou encore aux modalités de vote peut conduire à l’annulation des décisions prises par l’assemblée générale. Veillez donc à bien relire les statuts avant de convoquer et de tenir l’assemblée générale !

Un procès-verbal

Rédiger un procès-verbal, même si les statuts n’en disent rien, est fortement recommandé puisqu’il permet d’établir, en cas de contestation, le respect de l’ordre du jour, des conditions de quorum et de majorité et des autres formalités exigées par les textes associatifs.

Important :

l’association doit, dans les 3 mois, déclarer au greffe des associations (au tribunal judiciaire en Alsace-Moselle) certaines modifications adoptées par l’assemblé générale : il en est ainsi des modifications apportées à ses statuts (changement de nom, de siège social, d’objet…) et des changements survenus dans son administration (changement de dirigeants, par exemple…). Ces changements ne sont opposables aux tiers qu’à partir de cette déclaration.